Bistvena prednost ponudbe novega sistema ni samo v izboljšavah logistike priprave dokumentov, ampak tudi v številnih tehničnih in ekonomskih prednostih sistema kot je:
Zmanjšanje stroškov priprave dokumentov,
Poenostavitev servisiranja,
Boljši preglednosti stroškov in kontroli dela,
Možnostih dezinvestiranja na področju pisarniške opreme,
Varnost,
Analiziranje obstoječe porabe in stroškov,Planiranje stroškov,
Ali se zavedamo stroškov, ki jih povzročajo naprave,ki tiskajo, kopirajo… na papir?
Dokler nimamo potrebe po nižanju stroškov ponavadi sploh ne pomislimo kakšne stroške nam povzročajo naprave kot so fotokopirni stroj, tiskalniki ali telefaksi.
Po raziskavah Buyers Lab., predstavljajo tovrstni stroški tudi do 10% vseh stroškov v podjetjih in okoli 90% podjetij ne vedo, koliko v tem trenutku porabijo za tovrstne stroške. V svetu se poraba papirja, kjub vse bolj uporabljenem brezpapirnem poslovanju in pretoku informacij, povečuje. Zadnje raziskave so pokazale, da veliko manegerjev in IT administratorjev ne pozna omenjenih stroškov ali pa jim celo ne pripisuje posebnega pomena. V današnji situaciji, ko je potrebno, poleg proizvodnih, znižati predvsem vse stroške, ki niso direktno povezani z osnovno dejavnostjo podjetja, so lahko prihranki tudi na tem področju dobrodošli. In ti prihranki so veliki, predvsem v večjih podjetjih so številke ogromne.
